1. Parter

Denne databehandleraftale ("aftalen") er indgået mellem kunden, som har oprettet virksomheden i ShiftFriend og accepteret aftalen ("den dataansvarlige"), og Adtimera ApS, CVR 40551867, Industriparken 10, 4100 Ringsted, michael@adtimera.dk ("databehandleren").

Aftalen følger opbygningen i Datatilsynets standardkontraktbestemmelser efter databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 3, og indgår som en del af handelsbetingelserne.

2. Behandlingens genstand, varighed, karakter og formål

• Genstand og formål: levering af ShiftFriend – vagtplanlægning, stempelur, timer og løngrundlag, fravær, chat, dokumenter og notifikationer – for den dataansvarlige.
• Karakter: opbevaring, strukturering, visning, beregning, udsendelse af notifikationer og e-mails, eksport og sletning.
• Varighed: så længe den dataansvarlige bruger ShiftFriend, og indtil data er slettet efter punkt 11.

3. Kategorier af registrerede og personoplysninger

• Registrerede: den dataansvarliges medarbejdere, ledere og eventuelle kontaktpersoner.
• Almindelige oplysninger: navn, e-mail, telefon, adresse, fødselsdato, medarbejdernummer, afdeling og lokation, vagter, tilgængelighed, stemplinger og timer, timeløn og tillæg, ferie og fravær, beskeder i chatten, dokumenter og kvitteringer for læsning, profilbilleder, push-abonnementer og GPS-position ved stempling fra telefon.
• Følsomme oplysninger: fravær på grund af sygdom (helbredsoplysning efter artikel 9). Den dataansvarlige bør ikke lægge andre følsomme oplysninger i fritekstfelter, chat eller dokumenter.

4. Den dataansvarliges instruks

Databehandleren behandler kun personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige. Instruksen er denne aftale, handelsbetingelserne og den dataansvarliges indstillinger og handlinger i ShiftFriend.

Databehandleren underretter straks den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens opfattelse er i strid med databeskyttelsesreglerne.

5. Fortrolighed

Kun personer, der har behov for det, får adgang til personoplysningerne, og de er underlagt tavshedspligt. Adgangen fjernes, når behovet ophører.

6. Behandlingssikkerhed

Databehandleren har gennemført disse foranstaltninger efter artikel 32:

• Al trafik krypteres med TLS (https).
• Adgangskoder gemmes kun som bcrypt-hash. Links til nulstilling og bekræftelse og API-nøgler gemmes kun som hash. Log-ind-sessioner udløber, og ændring af adgangskode logger andre enheder ud.
• Adgang styres af roller og afgrænsning til afdelinger og lokationer. Data, en bruger ikke må se (fx løn og fravær hos andre), fjernes på serveren, før de sendes.
• Begrænsning af antal forsøg og midlertidig spærring ved log-ind, nulstilling af adgangskode, invitationer og API.
• Statistik bruges kun med samtykke, og al indtastet tekst og alle felter maskeres.
• Automatiske slettejob: GPS-koordinater efter 12 måneder, logs efter 24 måneder, anonymisering 5 år efter fratræden og sletning af virksomheder efter 30 dage.
• Sikkerhedskopiering: [udfyldes]. Kryptering af lagrede data: [udfyldes]. Penetrationstest: [udfyldes].

7. Brug af underdatabehandlere

Den dataansvarlige giver generel godkendelse til de underdatabehandlere, der står i bilag A. Databehandleren varsler ændringer mindst 30 dage før, og den dataansvarlige kan gøre indsigelse. Fastholdes ændringen, kan den dataansvarlige opsige aftalen til ikrafttrædelsen.

Databehandleren pålægger underdatabehandlere de samme databeskyttelsesforpligtelser og er ansvarlig over for den dataansvarlige for deres overholdelse.

8. Overførsel til tredjelande

Overførsel til lande uden for EU/EØS sker kun til de underdatabehandlere, der står i bilag A, og på grundlag af EU-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse (EU-U.S. Data Privacy Framework) eller standardkontraktbestemmelser.

9. Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren bistår med at opfylde de registreredes rettigheder gennem funktioner i ShiftFriend: eksport af alle virksomhedens data, medarbejderens egen dataeksport, rettelse og sletning af medarbejdere og anonymisering med det samme. Databehandleren bistår også i rimeligt omfang med konsekvensanalyser og forhøring af Datatilsynet.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

Databehandleren underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter at være blevet opmærksom på et brud, så den dataansvarlige kan anmelde det til Datatilsynet inden for 72 timer. Underretningen beskriver bruddet, de berørte data og de trufne foranstaltninger, så vidt det er muligt.

11. Sletning og tilbagelevering

Den dataansvarlige kan til enhver tid hente alle data som ZIP med JSON og CSV. Når virksomheden slettes, slettes alle personoplysninger efter en fortrydelsesperiode på 30 dage, medmindre lovgivning kræver opbevaring. Fakturaer til den dataansvarlige gemmes i 5 år efter bogføringsloven.

12. Revision og dokumentation

Databehandleren stiller de oplysninger til rådighed, som er nødvendige for at påvise overholdelse af artikel 28, og giver mulighed for revision, herunder inspektion, foretaget af den dataansvarlige eller en uafhængig revisor. Revisionen varsles med mindst 30 dage, og den dataansvarlige afholder egne omkostninger.

13. Ikrafttræden og ophør

Aftalen træder i kraft ved accept i ShiftFriend og gælder, så længe databehandleren behandler personoplysninger for den dataansvarlige. Ved modstrid går denne aftale forud for handelsbetingelserne i spørgsmål om databeskyttelse.

Bilag A – Underdatabehandlere

• Emergent (platformudbyder): hosting, database (MongoDB), fillagring, gateway til AI og gateway til e-mail. Alle data i ShiftFriend. Region: [udfyldes: hostingregion].
• Anthropic (Claude) via Emergents gateway: kun når AI-vagtplan bruges. Medarbejdernavne, tilgængelighed, regler og vagter.
• E-mailudbyder: Resend, Inc. (USA) – overførsel på grundlag af EU-standardkontraktbestemmelser/EU-US Data Privacy Framework. Modtagers e-mail og indholdet af e-mails (fx vagtplaner og påmindelser).
• PostHog: kun med samtykke. Statistik om brug af hjemmeside og app med maskeret indhold.
• Google Fonts (Google): skrifttyper. Besøgendes IP-adresse.
• OpenStreetMap Nominatim: adresseopslag fra lederens browser. Kun adresseteksten.
• Apple, Google og Mozilla (web push): levering af notifikationer. Notifikationens tekst.
• Stripe: kun hvis kortbetaling slås til (slået fra i dag). Betalingsoplysninger om kunden.
• Twilio: kun hvis sms slås til (slået fra i dag). Telefonnummer og beskedens tekst.